Sezione per la Conservazione e la Gestione Digitale (TERIN-CGD)
Responsabile: Dr. Carmine Marchetti
La Sezione assicura i compiti assegnati al Responsabile del sistema della conservazione ed al Responsabile del sistema della gestione documentale secondo le normative vigenti inerenti all’applicazione del Codice dell’Amministrazione Digitale per la Pubblica Amministrazione.
Il Responsabile della Sezione si interfaccia con il Responsabile del trattamento dei dati personali (DPO), con il Responsabile della sicurezza, con il Responsabile dei sistemi informativi e con il Responsabile della Divisione TERIN-ICT, al fine di garantire i compiti attribuiti:
al Responsabile del sistema della conservazione per:
- governare la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in accordo con il Responsabile dell’Ufficio per il Digitale (Direttore/Direttrice del Dipartimento) ed il Responsabile della Divisione TERIN-ICT;
- stabilire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in base alla tipologia dei documenti da conservare;
- predisporre il manuale di conservazione e curarne l’aggiornamento periodico;
- gestire e coordinare il processo di conservazione e garantirne nel tempo la conformità alla normativa;
- generare il rapporto di versamento, secondo quanto stabilito dal manuale di conservazione;
- generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata;
- collaborare alla verifica e diffusione dei sistemi identità e domicilio digitale;
- occuparsi del monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
- effettuare la verifica periodica dell’integrità degli archivi e della loro leggibilità;
- assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento;
- assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
- al Responsabile del sistema della gestione documentale per: o provvedere alla tenuta del protocollo informatico;
al Responsabile del sistema della gestione documentale per:
- provvedere alla gestione dei flussi documentali e degli archivi;
- produrre il pacchetto del versamento ed effettuare il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione;
- predisporre il Manuale di gestione e il Piano della sicurezza informatica e curarne l’aggiornamento periodico;
- curare che le funzionalità del sistema, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate nel più breve tempo possibile;
- collaborare alla revisione dei processi organizzativi conseguente la transizione verso il digitale.